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你的2017年職場計劃,制定了嗎?

眾所周知,完善的計劃是成功的一半,但愿意制定工作計劃的人不多,了解如何制定計劃的人也很少,制定計劃之后能夠堅決執行,并務求做好的人更是少之又少。毫無疑問,人人都應該做好日計劃。無論何種計劃,其構成內容不外乎任務名稱、完成措施或關鍵節點、達成目的或完成量化指標、工作責任人、配合人或協作人、起止時間、完成天數、視需要可增加獎懲約定。所不同的只是任務多少而已。當然,日計劃可簡化壓縮為只有任務名稱加時間段即可。

假如說一家公司管理混亂的根源是權責不明,那么效率低下的原因必定是計劃不清。想要解決效率低下的問題,首先要從學會制定計劃開始。對此,專家總結出了制訂計劃的五個要訣,以供有需要的企業或員工借鑒。

  一、任務名稱準確

  任務就是要做什么,任務名稱則是具體要求讓人一看就明確要做什么,如催收貨款、繳納電費、拜訪客戶、開發供應商、確定承包合同格式文本等等。不會制定計劃的員工問題主要是不清楚自己應當做什么,一是習慣于聽從上級的安排,二是企業管理不規范,崗位職責不夠明確,員工不清楚自身的任務是什么,如果員工明確自身的工作職責,確定任務名稱就很容易了。例如,作為招聘主管,職責是一定要建立招聘渠道以及進行人才市場調查,那么,在制訂計劃時就會有這樣的任務名稱:進行本地區服裝設計師供給狀況調查、增加招聘渠道。當然下級員工的任務名稱也可以是上級主管工作計劃中已經確定的事項。

  二、目標清晰可數

  任務目標就是讓工作達成的程度以及結果,能夠“看得見”。如增加招聘渠道”要達成目標可以是“確定三家報批”,也可以是“簽訂3家合作合同”,還可以是“完成招聘渠道篩選報告”。這樣任務目標就屬于“看得見”(報告)。確定達成目標取決于制訂計劃的員工所擔任崗位的權力。目標清楚,工作就不會走彎路。

  三、工作責任到人

  明確事情由誰來做,做到責任到人。不規范的企業往往都是將責任分化到部門層面,而沒有具體到個人。要知道部門是不會做事的,做事的只會是人,負責某個崗位的員工。如果不能將事情落實到個人。當然,在這里責任人多數情況下是一個人,但也不排除有時候是一類人,例如“人力資源經理”安排新制度培訓工作,其責任人就可以是他的下屬——四個主管分別同時去完成。

  責任人是主要負責人,另外配合人或協作人也不可忽視。一般情況下,規范的企業工作都是按流程操作,然后是多崗位員工協同作戰,分兵把守。在計劃中明確配合人或協作人,就可以讓“他們”事先知曉配合要求或支持內容,方便先做準備或事先留出時間,這樣工作才能夠有條不紊不至于打亂仗。

  四、完成時間到天

  時間到天有兩個涵義:一是多少天能完成,二是完成的截止時間是那一天。在接下來的工作中,或許還其他的時間安排,如果錯過了這個時間,任務完成之后也毫無用處,例如,外貿企業的船期,參加展會的參展期,參加招聘的招聘日等。同一時間段,有多項工作任務,還需考慮輕重緩急,時間管理四象限法則就可以派上用場了。例如,緊急重要的任務放在前面,不急的事情放在后面;或者把重要的事情放在前面或者增加完成時間。同時還要兼顧同一責任人不能在同一時段完成兩項工作。

  完成計劃時限一定要留有余地。實際完成時間則盡量往前趕,這樣才能掌握工作主動權。

  五、措施具體得力

  如何采取措施,工作任務能否完成,措施很重要。明確采取什么樣的措施,說明員工清晰事情應該如何做,關鍵節點清楚說明員工心中有數。如果一名員工對該項工作從何處入手或關鍵節點把握不準,要把工作做好是不太可能的。比如任務名稱“增加招聘渠道”要完成的措施就可以是這樣:網上搜索中介機構或平臺,初選6家中介或平臺,電話洽談確定3家意向中介或平臺、撰寫篩選報告上報經理審批。

  措施具體,工作就能有條不紊;措施得力,工作就能高效快捷。可以這么說,工作越忙越是要訂計劃。計劃到位,事半功倍;計劃紊亂,手忙腳亂。

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